Nasıl Çalışır
Bir fiş, birbirine bağlı adımlarla kayda dönüşür.
Çalışan ve muhasebe aynı masraf kaydında kendi adımını tamamlar. Abonelik paketlerinde onaylayıcı da bu akışa katılır.
Bugün
KIYI MUTFAK
Müşteri ziyareti sonrası yemek fişim.
13:25Fişinizi okudum.
684,00 TL · Yemek
Masraf kaydı: MF-1042
Masrafınız onaya gönderildi. Sonucunu bu sohbetten takip edebilirsiniz.
13:26Muhasebe Paneli
Her fişin bir yeri var.
Belgeyi inceleyin. Alanları kontrol edin. Akışı takip edin.
Örnek abonelik süreci: MF-1042 numaralı 684 TL yemek fişi. Gönderim, muhasebe kontrolü ve onay aynı masraf kaydı üzerinde izlenir.
Dört Adımda Masraf Süreci
- 1
WhatsApp’tan Gönderme
Kayıtlı çalışan fişin fotoğrafını ve kısa bir açıklamayı WhatsApp’tan gönderir.
- 2
Fiş Okuma ve Kontrol
Asistan tarihi, tutarı ve vergi alanlarını çıkarır. Muhasebe belirsiz alanı fişin fotoğrafından kontrol eder.
- 3
Onay
Abonelikte kayıt, tanımladığınız kurala göre onaylayıcıya gider. Ön Ödemeli’de kayıt muhasebe kontrolüyle tamamlanır.
- 4
Muhasebeye Teslim
Muhasebe CSV/Excel çıktısını alır. İşletme ve Kurumsal’da fiş görselleri eşleşme listesiyle birlikte gelir.
Fotoğrafı gönderirken amacı da belirtin.
Çalışanın Adımı
“Müşteri ziyareti sonrası yemek” gibi tek cümle, muhasebenin soracağı soruyu baştan yanıtlar. İşletme ve Kurumsal’da proje ya da departman da kayda eklenir.
- Fişin tamamı kadraja girsin
- Tarih ve toplam tutar okunabilsin
- Her fiş kendi masraf kaydında ilerlesin
Okunan bilgi ile belgenin kendisini karşılaştırın.
Muhasebenin Adımı
Muhasebe okunan tarihi, tutarı ve para birimini fişin fotoğrafıyla yan yana görür. Belgeyi aramaz, yalnız kontrol eder.
- Belirsiz alanı tek yerde düzeltme
- Gerekirse çalışandan yeni fotoğraf isteme
- Kontrol ve onay ayrı durumlar olarak izlenir
Aşamalar
Onay, muhasebe ve ödeme ayrı aşamalardır.
Her aşamanın sahibi ve sonucu farklıdır; biri diğerinin yerine geçmez.
| Aşama | Sorumlu | Sonucu |
|---|---|---|
| Fiş okuma | Asistan | Tarih, iş yeri, tutar ve vergi alanlarını çıkarır. |
| Muhasebe kontrolü | Muhasebe ekibi | Alanları orijinal fişle doğrular; gerekirse düzeltir ya da net fotoğraf ister. |
| Onay | Abonelikte atanan onaylayıcı | Çalışanı, tutarı, türü ve belgeyi değerlendirip WhatsApp veya panelden karar verir. Bir kanalda sonuçlanan adım diğerinde ikinci kez sonuçlanmaz. |
| Ödeme | Şirketin kendi süreci | Onay sonucu kayıtta görünür. Ödeme şirketinizin mevcut sürecinde yapılır. |
Değişen kayıt yeniden onaya gider.
Onaylanmış kaydın tutarı veya belgesi değişirse ilgili onay yeniden alınır. Kendi masrafını onaylama, bir kişiye birden fazla rol verilse de engellenir.
Sık Sorulanlar
Çalışanların yeni bir uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Çalışan fişi zaten kullandığı WhatsApp’tan gönderir. İndirilecek uygulama ve hatırlanacak şifre yoktur. Muhasebe ve onaylayıcılar kayıtları web panelinde de görür.
Onay akışı her pakette var mı?
Onay akışı abonelik paketlerinde bulunur. Başlangıç tek aşamalı onay sunar. İşletme’de çok aşamalı ve kurallı onay, Kurumsal’da şirketinize göre belirlenen onay matrisi bulunur.
Sonraki Adım
Fiş gönderiminden teslimine kadar sürecinizi planlayalım.
Bugün fişlerin nasıl toplandığını ve onayı kimin verdiğini anlatın. Gönderim, kontrol ve teslim adımlarını bu bilgilerle planlayalım.