Çalışanlar
Fişi gönderin. İşinize devam edin.
Fotoğrafı işin yapıldığı anda WhatsApp’tan gönderin. Kaydınızın durumunu aynı sohbetten sorun; ayrı bir uygulama ya da şifre gerekmez.
Süreçler
Fişin fotoğrafını gönderin, kaydın durumunu izleyin.
Yemek, ulaşım, konaklama ve durum sorusu: hepsi aynı sohbette yürür.
Yemek Fişi
Yemek fişi açıklamasıyla birlikte gelir.
Ece, “Müşteri ziyareti sonrası yemek fişim” açıklamasıyla fotoğrafı gönderir. Asistan 684 TL’yi okur ve MF-1042 numaralı kaydı hazırlar. Muhasebe fişin tarihini, tutarını ve iş amacını birlikte kontrol eder.
- Fişteki 570 TL net ve 114 TL KDV, toplam 684 TL ile karşılaştırılır
- Belirsiz alanı muhasebe aynı kayıtta düzeltir
- Abonelikte kayıt atanmış onaylayıcıya gider
Çalışan
Bugün
- Müşteri ziyareti sonrası yemek fişim.
Eksik Fotoğraf
Eksik fotoğraf aynı kayıtta tamamlanır.
Can ulaşım fişini gönderir; fişin alt kısmı kadrajın dışında kalmıştır. Asistan toplamı okuyamadığı için aynı sohbette daha net fotoğraf ister. Can fişi yeniden çeker; açıklama ve fotoğraflar MF-1041 kaydında birlikte kalır.
- Yeni fotoğraf aynı kayda eklenir
- Düzeltme için ek fiş kredisi harcanmaz
- Çalışan ofise dönmeden düzeltir
Çalışan
Bugün
- Taksi fişi, müşteri ziyareti.
- Tamamı bu fotoğrafta.
Seyahat Masrafı
Seyahat masrafının amacı kaybolmaz.
Deniz, “İzmir müşteri görüşmesi, 2 Ekim” açıklamasıyla 2.800 TL konaklama belgesini iletir. MF-1040 kaydı çalışana bağlanır. İşletme’de ilgili proje veya masraf merkezi de seçilerek muhasebenin dönemi ayırması kolaylaşır.
- Çalışan fişi ve iş açıklamasını aynı kanaldan iletir
- Proje/masraf merkezi sınıflandırması İşletme ve Kurumsal kapsamındadır
- Onaylayıcı iş amacını çalışanın notundan okur
Çalışan
Bugün
- İzmir müşteri görüşmesi, 2 Ekim. Konaklama.
Durum Sorgusu
Durum sorusu çalışanın kendi kaydına bağlıdır.
Ece, “MF-1042 hangi aşamada?” diye sorar. Asistan kaydın güncel kontrol veya onay durumunu aynı sohbette gösterir.
- Çalışan yalnız kendi kayıtlarını sorgular
- Kontrol ve onay sonucunu aynı sohbetten öğrenme
- Yanıt her zaman güncel kayıttan gelir
Çalışan
Bugün
Erişim ve Kapsam
Çalışan yalnız kendi masrafını görür.
Telefon numarası kimliği eşleştirir; erişimi şirketinizin tanımladığı rol belirler.
Bilgi
Kendi masrafınızı sohbetten takip edin.
Gelen numara şirketinizdeki çalışan kaydıyla eşleşir. Çalışan yalnız kendi masraflarını görür ve sorgular. Ön Ödemeli’de kontrol ve düzeltme durumu, aboneliklerde onay sonucu da aynı sohbette görünür. Yönetici rolü de taşıyan bir çalışan kendi masrafını onaylayamaz. Ödeme şirketinizin mevcut sürecinde yapılır.
Güvenlik ve Veri YönetimiDeğerlendirme
Çalışan tarafında ne ölçülür?
Dördü de ilk akış açılmadan önce bugünkü değeriyle not edilir. Sonrasını panelin işlem geçmişi gösterir.
Panelin işlem geçmişinden okunabilecek göstergeler:
- Ölçülür İlk Gönderimde Tamam Fotoğrafı ve iş açıklaması ilk gönderimde tamam olan kayıtlar
- Ölçülür Düzeltme İhtiyacı Yeni fotoğraf ya da açıklama istenen kayıtlar
- Ölçülür Fişten Kayda Süre Fişin gönderilmesi ile kaydın kontrol edilmesi arasındaki süre
- Ölçülür Onay Süresi Abonelikte kaydın onaya düşmesi ile kararın verilmesi arasındaki süre
Başlarken
İlk akış için gereken bilgileri hazırlayın.
İlk akış için hazırlayın:
- Hazırlık Çalışan Eşleşmesi Gönderim numarası, şirket ve kullanıcı ilişkisi
- Hazırlık Belge Türü İlk toplanacak yemek, ulaşım veya konaklama belgesi
- Hazırlık İş Açıklaması Masrafın hangi ziyaret veya görev için yapıldığı
- Hazırlık Kontrol Sorumlusu Eksik belge ve açıklamayı isteyen muhasebe rolü
- Hazırlık Paket Kapsamı Yalnız kontrol mü, kontrol ve onay mı
Sektör Tarafı
Çalışan masrafı en çok hangi sektörlerde birikir?
Sahada, yolda ya da müşteride çalışan ekipler fişi en çok üretir.
Sonraki Adım
Çalışanlarınızın fiş gönderimini planlayalım.
Fişi en sık gönderen ekibi ve bugün fişlerin nasıl toplandığını anlatın. Çalışanların fotoğraf ve açıklamayı nasıl ileteceğini planlayalım.