Masraf Politikası Oluşturma Rehberi
Masraf politikasını hangi açık kurallarla yazmalısınız?
Masraf türünü, iş amacını, belgeyi ve karar sorumluluğunu çalışanların uygulayabileceği açık kurallara dönüştürün.
Adım 1
Kategoriyle başlayın.
Yemek, ulaşım ve konaklama gibi şirketinizin gerçekten kullandığı kategorileri belirleyin. Benzer giderleri farklı adlarla açmak raporları zorlaştırır. Her kategorinin hangi belge ve açıklamayı gerektirdiğini yazın.
Adım 2
İş amacı ve belge şartını ayırın.
Belgenin varlığı masrafın iş için oluştuğunu tek başına göstermez. Masraf açıklaması da fişin yerini tutmaz. İki bilgi ayrı değerlendirilir. Çalışanın gerekli bilgiyi kısa biçimde tamamlayacağı bir akış seçin.
Adım 3
Limitleri anlaşılır yazın.
Tutar eşiğinin hangi para biriminde ve hangi dönem için geçerli olduğunu belirtin. Tek fiş limitiyle günlük limit aynı değildir. Vergi dahil ve hariç tutarın karıştırılmamasını sağlayın. Üründe uygulanacak otomatik uyarıların kapsamını paket ve teknik değerlendirmeyle eşleştirin.
| Kategori | Şirketin belirleyeceği koşul | Belge / açıklama | Karar sorumlusu |
|---|---|---|---|
| Yemek | Kişi ve iş amacına göre şirket limiti | Fiş + ziyaret açıklaması | Atanan yönetici |
| Ulaşım | Görevle bağlantılı uygun gider | Fiş + ziyaret veya rota | Atanan yönetici |
| Konaklama | Seyahat tarihi ve şirket limiti | Belge + görev tarihleri | Şirketin belirlediği sorumlu |
| İstisna | Açık gerekçe ve değerlendirme kuralı | Belge + istisna açıklaması | Tanımlanan istisna sorumlusu |
Bilgi
Tablo uygulama hazırlığı içindir.
Vergi ve mevzuat değerlendirmesi için mali müşavirinize danışın. Tutar ve kategoriye göre kurallı yönlendirme İşletme ve Kurumsal’da, tek aşamalı onay Başlangıç’ta bulunur.
PaketlerAdım 4
Uyarı ile kararı karıştırmayın.
İşletme ve Kurumsal’da politika uyarıları karar sorumlusunun dikkatini çekebilir. Uyarı tek başına masrafı reddetmez veya ödemenin hukuki uygunluğunu belirlemez. İstisna gerektiğinde kim tarafından ve hangi gerekçeyle değerlendirileceğini yazın.
Adım 5
Roller ve örneklerle anlatın.
Çalışan belgeyi gönderir. Muhasebe alanları kontrol eder. Onaylayıcı iş bağlamını değerlendirir. Şirket yöneticisi kuralı tanımlar. Her rolün kendi masrafı üzerindeki sınırı korunur.
- Uygun bir yemek masrafı örneği.
- Eksik belge nedeniyle düzeltme gereken örnek.
- Limit veya kategori nedeniyle yönetici değerlendirmesi gereken örnek.
Kendi sürecinizde doğrulayın:
- Hazırlık Kapsam Politikanın hangi şirket ve çalışan grubuna ait olduğu yazılır
- Hazırlık Açık Eşik Limitin dahil olup olmadığı ve para birimi belirtilir
- Hazırlık Sorumlu Her kategori ve istisnanın karar sahibi belirlenir
- Hazırlık Değişiklik Belge/tutar değiştiğinde yeniden değerlendirme adımı yazılır
Adım 6
Politikayı süreçle birlikte güncelleyin.
Tekrar eden ret veya düzeltme nedenlerini inceleyin. Gerekli bilgi çalışan tarafından anlaşılmıyorsa talimatı ve soruyu sadeleştirin. Kural değiştiğinde hangi tarihten sonraki kayıtlara uygulanacağını ve eski onayların nasıl korunacağını belirleyin.
Hazırlık
Görüşmeye somut bir hazırlıkla gelin.
Örnek alanları şirketinize göre doldurun; limit, belge, sorumlu ve istisnaları süreç sahibiyle doğrulayın.
Bilgi
Şirketiniz için örneği doldurun.
Örnek alanları şirketinize göre doldurun; limit, belge, sorumlu ve istisnaları süreç sahibiyle doğrulayın.
Örnek tabloyu indirinİlgili Sayfalar
Hazırladığınız bilgi hangi süreçte kullanılır?
Sonraki Adım
Politikanızı masraf sürecine uygulayalım.
Doldurduğunuz politika tablosunu görüşmeye getirin. Belge şartını, karar sorumlusunu ve istisnaları onay sürecine taşıyalım.