Masraf Onay Akışı Kurma Rehberi
Masraf onayında hangi karar kime, hangi sırayla düşer?
Tek aşamalı onaydan ekip, tutar ve kategori kurallarına kadar karar sorumluluğunu açık biçimde tanımlayın.
Adım 1
Onay ile kontrolü ayırın.
Muhasebe tutar ve belge alanını kontrol eder. Onaylayıcı masrafın iş bağlamını ve şirket politikasını değerlendirir. Aynı kişi iki görevi yapabilir; yetkiler yine ayrı tanımlanmalıdır. Süreci kurarken onay akışının abonelik paketlerinde bulunduğunu dikkate alın.
Adım 2
Önce sade bir kural kurun.
Tek karar sorumlusu yeterliyse Başlangıç’ın tek aşamalı onayıyla ilerleyin. Birden çok aşamayı yalnız gerçek sorumluluk veya tutar eşiği gerektirdiğinde ekleyin. Her kayıt için bir nihai kararın nerede oluştuğu belli olsun.
Adım 3
Tutar ve departman kurallarını açık yazın.
İşletme’de departman, tutar ve masraf türüne göre yönlendirme tanımlanabilir. Eşik tutarın dahil olup olmadığını belirtin. Örneğin “5.000 TL ve üzeri” ifadesi, “yüksek tutar” ifadesinden daha açıktır. Bu tutar bir kural örneğidir; ürünün varsayılan limiti değildir.
- Her kategori için sorumlu rolü belirleyin.
- Kural çakıştığında hangi kuralın uygulanacağını yazın.
- Eşleşmeyen masrafın kime düşeceğini tanımlayın.
| Masraf / koşul | İlk sorumlu | Sonraki adım | Paket |
|---|---|---|---|
| Yemek, standart değerlendirme | Atanan ekip yöneticisi | Onay / ret / düzeltme | Başlangıç veya üzeri |
| Seyahat, 5.000 TL altı | Departman yöneticisi | Nihai karar | İşletme veya Kurumsal |
| Seyahat, 5.000 TL ve üzeri | Departman yöneticisi | Finans sorumlusu | İşletme veya Kurumsal |
| Kuralla eşleşmeyen kayıt | Tanımlanan istisna sorumlusu | Kapsama uygun karar | İşletme veya Kurumsal |
| Vekâlet gerektiren kayıt | Süre ve şirketi belirlenmiş vekil | Tanımlanan karar aşaması | Kurumsal |
Bilgi
Örnekteki eşiği şirketiniz belirler.
5.000 TL örnek bir şirket eşiğidir. Çok aşamalı yönlendirme İşletme ve Kurumsal’da, tek aşamalı onay Başlangıç’ta bulunur. Kural çakışması, eşleşmeyen kayıt ve gecikme için de bir sorumlu belirleyin.
PaketlerAdım 4
Ret ve düzeltmenin sonucunu belirleyin.
Ret, kaydın neden kabul edilmediğini açıklar. Düzeltme talebi, bilgi tamamlandıktan sonra aynı kaydın yeniden değerlendirilmesini sağlar. Bu iki sonucu aynı durum etiketi altında toplamayın. Tutar veya belge değiştiğinde gerekli onayı yeniden alın.
Adım 5
Kanal değişse de kayıt değişmesin.
Onaylayıcı WhatsApp veya panelden karar verebilir. Her iki kanal güncel kayda bağlı olmalıdır. Daha önce sonuçlandırılan adıma yeniden karar verilmesi veya eski bir bildirimden değişmiş tutarın onaylanması engellenmelidir.
Kendi sürecinizde doğrulayın:
- Hazırlık Tek Karar Aynı onay adımı iki kanalda iki kez sonuçlanmaz
- Hazırlık Güncel Kayıt Eski bildirimden değişmiş tutar onaylanmaz
- Hazırlık Ayrı Sonuçlar Ret, düzeltme ve onay aynı etiket altında toplanmaz
- Hazırlık Kendi Masrafı Rol birleşimi ve vekâlette kendi masrafını onaylama engeli korunur
Adım 6
Vekâlet ve gecikme kuralını belirleyin.
İşletme’de otomatik hatırlatma ve gecikme takibi kullanılabilir. Kurumsal’da vekâlet ve geciken onayların üst sorumluya yönlendirilmesi ayrıca tanımlanır. Kimin hangi süre ve şirket kapsamında vekil olduğu yazılı olmalıdır. Kendi masrafını onaylama engeli vekâlet kuralında da korunmalıdır.
Hazırlık
Görüşmeye somut bir hazırlıkla gelin.
Kategori, tutar koşulu, sorumlu, aşama ve istisna kuralını şirketiniz için doldurun.
Bilgi
Şirketiniz için örneği doldurun.
Kategori, tutar koşulu, sorumlu, aşama ve istisna kuralını şirketiniz için doldurun.
Örnek tabloyu indirinİlgili Sayfalar
Hazırladığınız bilgi hangi süreçte kullanılır?
Sonraki Adım
Onay tablonuzu görüşmede tamamlayalım.
Doldurduğunuz kural tablosunu görüşmeye getirin. Sorumluları, tutar eşiklerini ve karar sırasını değerlendirelim.